Эники-беники: что важнее – работа или вареники?
В одном из предыдущих постов мы уже кратко касались принципов организации собственного времени и планирования ежедневных как рабочих, так и бытовых задач. Сегодня же мы хотим приступить к описанию непосредственно способов тайм-менеджмента.
Для того, чтобы задачи были выполнены в полном объеме и в срок, их необходимо запланировать. А чтобы составить всеобъемлющий план, стоит для всех дел расставить приоритеты, а также взять в расчет возможные последствия их невыполнения. Именно это и позволяет сделать матрица Эйзенхауэра, созданная американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.
Ее принцип заключается в делении всех задач на 4 категории:
Категория 1 или «А» – важные и срочные дела: горящие проекты, проблемы со здоровьем, экстренные ситуации. Возможные последствия невыполнения: уход проекта, крупный штраф, перспектива попасть в больницу и т. д.
Это задачи, невыполнение которых может привести к серьезным последствиям как в работе, так и в личной жизни. Однако, если по возможности уделять должное внимание подобным задачам еще на этапе подготовки (см. категорию 2), большого количества горящих дел и плачевных последствий удастся избежать.
По сути, категория «А» – то, что нужно сделать.
Категория 2 или «В» – важные и несрочные дела: все важные задачи, на выполнение которых еще есть время. Возможные последствия невыполнения: сдвигание срока все ближе к дедлайну.
Это задачи, которые в большинстве своем ориентированы на будущее – например, составление бизнес-стратегий, профилактика состояния здоровья, улучшение рабочего оборудования. Если этими задачами долго пренебрегать, они уверенно переходят в категорию «А».По сути, категория «В» – то, что нужно решить или запланировать.
Категория 3 или «С» – неважные и срочные дела: рутинные бытовые дела, внезапные посетители, большая часть входящих звонков. Возможные последствия невыполнения: необходимость перезвонить, отказать в немедленном общении, перенести бытовые дела.
Это задачи, которые не приносят особой пользы, и мы делаем их только потому, что они на нас-таки свалились в этот день. Это та самая рутина, которая съедает большую часть нашего времени ежедневно. Если есть возможность их перепоручить кому-то, стоит сразу ей воспользоваться.По сути, категория «С» – то, что нужно делегировать.
Категория 4 или «D» – неважные и несрочные дела: развлечения и пожиратели времени. Возможные последствия невыполнения: нет.
Это задачи из разряда «1000 и 1 способ убить время». И ключевое слово здесь – убить. Как правило, мы лезем в соцсети, включаем видео на ютубе, когда чувствуем, что сил на продуктивную работу почти не осталось. И пытаемся отдохнуть с помощью развлечений. Однако это не совсем тот отдых, который поможет организму, и с таких «кофе-брейков» мы обычно возвращаемся еще более рассредоточенными.
По сути, категория «D» – то, что нужно исключить.
Как говорил сам Дуайт Эйзенхауэр: «У меня есть два вида дел: срочные и важные. Важные редко бывают срочными, а срочные редко бывают важными». Уделяйте время приоритезации задач, планируйте на ее основе свою занятость, и вы постигнете дзен грамотного тайм-менеджмента. А самое главное – уже скоро увидите его результаты.
